Soluţii - PC Magazine Romania, Iunie 2004

DocManager

Mihai Runcan-Pop, Rareş Rusu, Marius Ţânţăreanu

DocManager este o aplicaţie destinată managementului documentelor în interiorul unei organizaţii. Aplicaţia coordonează fluxul documentelor în cadrul organizaţiei. Prin fluxul documentelor se înţelege totalitatea acţiunilor care pot fi efectuate asupra unui document: creare, stabilirea traseului în interiorul organizaţiei, specificarea permisiunilor asupra documentului pentru fiecare utilizator de pe parcursul traseului, analiza rezultatului şi depozitarea documentului în arhiva pentru consultări ulterioare.

ISO 9001 a devenit în ultimii ani cel mai popular standard de calitate. Acest standard se poate aplica oricărei forme de activitate comercială. Implementarea unui sistem de management al calităţii implică, în primul rând, implementare unui model transparent şi eficace de creare, transport şi depozitare a documentelor. Această implementare constituie ţelul aplicaţiei DocManager.

În general, controlul activităţii unui agent economic se face prin controlul documentelor. Ca urmare, sistemul DocManager implementează:

• modele de documente ISO 9001 (template-uri). Orice document care circulă în sistem este construit pe baza unui template. Aplicaţia permite definirea unui set de modele de documente specifice activităţii fiecarei organizaţii.
• modele de proceduri ISO 9001 (impun modul de circulaţie al documentelor create).
• modele de audit ISO 9001 (impun modul de control al documentelor).

Sistemul cuprinde două componente: componenta pentru crearea template-urilor şi componenta pentru managementul documentelor.

Pentru crearea template-urilor se foloseşte Microsoft Word 2003 pentru care a fost creat un "Add-on" folosind Visual Studio Tools for the Microsoft Office System. Template-ul defineşte doar structura documentului. Mai multe documente pot fi create pe baza aceluiaşi template.

Managementul documentelor se realizează prin intermediul unei aplicaţii online accesibilă din Intranet sau Internet, conform politicii organizaţiei.

După creare, un template este înaintat pentru validare. Standardul ISO 9001 impune ca toate documentele care circulă în interiorul organizaţiei să fie validate de către o persoană autorizată. În cazul validării, documente, bazate pe acest template pot circula în sistem. La crearea unui document trebuie parcurse trei etape: Selectarea unui template;

Stabilirea traseului documentului. Traseul se defineşte pe nivele, astfel încât utilizatorii de pe acelaşi nivel primesc documentul în paralel, în timp ce trecerea documentului la utilizatorii de pe nivelul următor se face doar după ce acesta a fost completat de către toţi utilizatorii de pe nivelul curent;

Stabilirea permisiunilor. Fiecărui utilizator i se acordă permisiuni de "Citire", "Scriere" sau "Interzis" asupra documentului la nivel de câmpuri;

După parcurgerea celor trei etape, documentul este lansat spre utilizatori, care vor fi notificaţi de primirea unui nou document. După lansare, documentul poate fi localizat şi i se poate determina starea curentă. Starea unui document include: utilizatorul care deţine documentul şi momentele de timp la care fiecare utilizator a completat documentul. După ce documentul a parcurs în întregime traseul stabilit, poate fi consultat, apoi este trecut în arhivă. Documentele din arhivă pot fi regăsite pe baza mai multor criterii de căutare: "Nume document", "Nume creator document", "Prenume creator document", "Data creării documentului" şi "Data creării arhivei".

Gestionarea utilizatorilor care interacţionează cu sistemul este realizată de către un utilizator cu drepturi de administrare. Pentru a uşura utilizarea se pot forma grupuri de utilizatori, setarea drepturilor asupra documentelor fiind posibilă şi la nivel de grup.

DocManager este o aplicaţie de tip client-server, 3-tier:

• nivelul de date este reprezentat de către SQL Server 2000, accesul la date se realizează utilizând ADO .NET şi proceduri stocate.
• nivelul aplicaţie este reprezentat de către serverul IIS care găzduieşte paginile ASPX. Autentificarea se face pe baza modelului "Forms Authentication" iar autorizarea utilizatorilor se face pe bază de roluri de aplicaţie.
• nivelul client este reprezentat de către un browser web (thin-client)

Editarea documentelor template se face utilizând Microsoft Word 2003. Pentru aceasta s-a folosit Visual Studio Tools for the Microsoft Office System, construindu-se o componentă care permite translatarea unor documente Word in ASP .NET folosind standardul XML. Această componentă poate fi practic utilizată în orice aplicaţie care necesită generarea unor pagini ASPX pe baza unor documente Word. În versiunea actuală sunt acceptate documente Word care conţin text formatat, câmpuri de editare şi tabele.

După editarea template-ului acesta este trecut în baza de date în format XML, iar în momentul instanţierii unui document pe baza respectivului template, prin interpretarea formatului XML, va fi generată o pagină ASPX care va reconstitui documentul.

Implementarea aplicaţiei este realizată pe platforma Visual Studio .NET 2003 în ASPX, folosind ca limbaj de programare C#. DocManager constituie un exemplu de utilizare a facilităţilor oferite de către Visual Studio Tools for Office System prin crearea unor pagini ASPX din documente Word.

Dezvoltarea ulterioară a aplicaţiei ar putea oferi un grad sporit de integrare cu platforma MS Office, extinzând gama de servicii disponibile în procesul de management al documentelor.