Cover Story - PC Magazine Romania, Noiembrie  2002

Cine se teme de outsourcing

"Mini tutorial" de outsourcing
În orice parteneriat cu o companie care oferă servicii de outsourcing, un element esenţial îl constituie minimizarea riscurilor. Pentru asta, trebuie luate de la bun început unele măsuri de precauţie. Primul pas îl reprezintă definirea clară a obiectivelor şi responsabilităţilor, care să ajute ambele companii partenere să obţină un model de lucru care se potriveşte cât mai bine scopurilor propuse.

Desigur, prin însăşi natura outsourcing-ului, partajarea responsabilităţilor reduce riscurile, dar numai negocierea unui contract de outsourcing cuprinzător ar putea să nu fie suficientă. Ideal ar fi ca, în măsura posibilului, să vizitaţi sediul companiei de outsourcing, întrucât impresia personală nu poate fi înlocuită de nimic. Dacă o astfel de vizită nu este posibilă, din diverse motive, o întâlnire cu un reprezentant al companiei de outsourcing este obligatorie, pentru că trebuie să vă asiguraţi că obiectivele afacerii dumneavoastră sunt corect înţelese de cei cărora le delegaţi o parte din responsabilităţi. Simpla completare a unui formular pe internet sau un flux de e-mail-uri poate duce la tot felul de confuzii.

Odată încheiată etapa definirii responabilităţilor, este recomandabil să testaţi capabilităţile companiei de outsourcing.

Nivelurile de experienţă, performanţă şi calitate ale prestatorului sunt testate, de regulă, prin emiterea specificaţiilor pentru un proiect pilot. Este esenţial să începeţi cu un proiect de mică anvergură, ce nu implică elemente critice ale afacerii dumneavoastră, întrucât un astfel de proiect testează nivelul general de aptitudini ale partenerului, minimizând cât este posibil riscurile. Principalele zone de interes ale testului sunt reprezentate de expertiza companiei de outsourcing în domeniul respectiv, procesele de producţie şi suport, infrastructura disponibilă, personalul, capabilităţile de training, mărturii ale unor clienţi anteriori, etc. Dacă după evaluarea cu atenţie a rezultatelor proiectului pilot ajungeţi la concluzia că acesta corespunde standardelor pe care vi le-aţi auto-impus, puteţi trece la elaborarea de proiecte mai complexe, care stau la baza unui parteneriat reciproc avantajos.

Nu ezitaţi să cereţi partenerului să desemneze un manager de proiect, pentru că trebuie să ştiţi cu exactitate cine anume se ocupă de afacerile dumneavoastră, ceea ce reduce şi mai mult riscurile. Managerul de proiect vă va contacta pe canalele de comunicaţie stabilite de comun acord, care pot fi telefonul, fax-ul, poşta electronică, mesageria instantanee, sau orice alte variante. Menţinerea unui contact viu cu conducerea companiei de outsourcing este esenţială pentru succesul parteneriatului. Puteţi avea conferinţe online cu partenerul cât de des doriţi, pentru a fi la curent cu evoluţia proiectului dumneavoastră şi pentru a face orice eventuale modificări ce ar putea deveni necesare. Trebuie, de asemenea, să stabiliţi datele exacte pentru raportare.

În general, experienţa dumneavoastră cu outsourcingul are toate şansele de a se transforma într-un succes, în măsura în care veţi şti exact cu cine aveţi de-a face: toate avantajele pe care vi le poate aduce outsourcing-ul sunt inutile în absenţa încrederii reciproce în relaţia cu partenerul.

Nu putem încheia acest "mini tutorial" fără a trece în revistă şi principalele cauze ale eşecului unor proiecte de outsourcing. Orice proiect de acest gen poate deveni un fiasco în absenţa sprijinului din partea conducerii la vârf a companiei partenere, dacă nu sunt definite cu claritate rolurile înainte ca activitatea de outsourcing să înceapă, dacă nu există un plan cuprinzător de tranziţie la noul model de afaceri bazat pe servicii distribuite sau dacă nu au fost stabilite fără echivoc aşa-numitele "acorduri privind nivelul serviciilor" (Service Level Agreements - SLA).

Pentru a nu fi pesimişti, trebuie să vorbim şi despre factorii critici pentru succesul proiectelor de outsourcing, aşa cum au rezultat ei din experienţa practică a multor firme din domeniu. Cum probabil vă aşteptaţi, aceştia sunt tocmai reversul celor enumerate mai sus drept cauze de eşec. În plus, este esenţial ca obiectivele proiectului să fie aduse la cunoştinţa tuturor angajaţilor şi să fie stabilită persoana responsabilă cu supravegherea bunei desfăşurări a proceselor de outsourcing - managerul de proiect.

Înapoi la pagina "Cine se teme de outsourcing"