Internet Business - PC Magazine Romania, Octombrie  2001

Cu jalba-n... laptop

Dan Şerbănescu

Cine dintre dumneavoastră poate afirma cu mâna pe inimă că nu a avut niciodată neplăceri din cauza munţilor de hârtii de pe birou? Cât praf aţi înghiţit cotrobăind prin dosare vechi după diferite documente de care aveaţi nevoie? De câte ori vi s-a întâmplat să aşteptaţi mult şi bine aprobarea vreunei cereri (cum ar fi una de concediu), care s-a rătăcit prin vreun dosar? V-au enervat vreodată cei care "plimbă" hârtiile toată ziua? Dacă răspunsul e da măcar la una dintre întrebările acestea, aveţi un motiv să aflaţi ce pot face pentru compania dumneavoastră soluţiile de management al documentelor.

Într-o companie modernă, informaţia circulă sub cele mai diverse forme, de la hârtie, faxuri, fişiere, email, pagini html, la înregistrări audio, fotografii sau clipuri video. Pâna aici nici o dificultate. Problema apare odată cu constatarea făcută de Delphi, potrivit căreia doar 12% din această informaţie este gestionată de sistemele informatice instalate în companii, chiar dacă investiţiile în TI sunt din ce în ce mai mari. Restul informaţiilor se află sub forma documentelor electronice în calculatoarele personale (20%), sub forma documentelor pe hârtie (26%), iar cea mai mare cantitate de informaţii se regăseşte în mintea angajaţilor (42%), a cărei administrare nu face, însă, obiectul acestui articol.

Virtual vorbind, cantitatea de informaţii la care are acces o companie este nelimitată. Aceste informaţii se găsesc în documente pe hârtie, documente electronice, pagini din internet. Problema este cât de repede pot fi accesate, distribuite şi tipărite aceste informaţii. Vă poate lua o săptămână, o zi, o oră sau câteva secunde. Acest lucru depinde în mod esenţial de felul în care circulă documentele în organizaţia dumneavoastră.

Lotus instituie principiul Domino-ului
Unul dintre cele mai eficiente sisteme de administrare a documentelor şi fluxului acestora în cadrul unei companii este platforma Lotus Notes/Domino.

Dar mai întâi, o scurtă istorie a sa. În 1984, firma Lotus a început dezvoltarea unui nou produs software, numit Notes. După şapte ani, în 1991, acesta a fost lansat pe piaţă ca un reprezentant al unei noi categorii de programe denumite groupware. Compania Lotus a fost achiziţionată în vara anului 1995 de către IBM pentru suma record de 3,5 miliarde de dolari, fiind considerat un produs strategic. Aceasta a dat clienţilor certitudinea necesară privind stabilitatea produsului Notes. În luna ianuarie 1998, Wall Street Journal anunţa că numărul de posturi de lucru Notes instalate în întreaga lume a depăşit 20 milioane (utilizatori plătitori înregistraţi). Pe parcursul anilor 1999 şi 2000 Lotus a depăşit de fiecare dată recordurile de vânzări pentru Notes, făcând astfel ca numărul estimat de utilizatori să atingă în 2001 peste 83 de milioane. În luna ianuarie a anului 1999 s-a lansat versiunea 5 a familiei Lotus Notes, numit Lotus Domino, care a revoluţionat din nou modul de colaborare bazat pe mijloace electronice, fiind în acelaşi timp cea mai puternică platformă de pe piaţă pentru aplicaţii dinamice internet/intranet şi gestiunea documentelor.

Lotus Notes este disponibil pentru orice sistem de operare "care înseamnă ceva" în lumea TI modernă. Începând cu familia Windows (2000, NT Server şi Workstation, Windows 3.x , Windows 95/98 şi ce mai urmează), OS/2, Macintosh, cele mai răspândite variante de UNIX (IBM AIX, HP-UX, Sun Solaris), Linux (RedHat, Caldera, SuSe ...) şi mai nou pe calculatoare mari precum AS/400 sau mainframe-uri IBM, serverele şi/sau staţiile Notes pot utiliza toate resursele hardware/software dintr-o organizaţie.

De asemenea sunt suportate toate marile protocoale de reţea (IPX, TCP/IP, Apple Talk, X.PC, Netbios/Netbeui).

Poşta electronică Lotus Notes este considerată cea mai complexă din lume la ora actuală, ea permiţând o serie de facilităţi precum semnături electronice, criptarea mesajelor, urmărirea unui mesaj până la destinatar şi momentul în care acesta citeşte efectiv mesajul, creare de mesaje complexe ce includ orice tip de informaţie, urmărirea mesajelor după expeditor, dată, subiect, domeniu de interes, urgenţă etc. Serverul Domino respectă standardele SMTP/MIME, POP3, IMAP, permiţând astfel accesul la cutia poştală a utilizatorului cu ajutorul unei staţii Notes sau a unui browser internet, precum Microsoft Internet Explorer sau Netscape Navigator. Lotus Notes are prevăzute instrumentele de interconectare cu MS Exchange, clienţii Exchange putând utiliza Notes ca server de mesagerie.

Prin arhitectura sa, Lotus Notes Domino a dovedit în mod practic că este perfect scalabil permiţând extinderea sistemului la numere enorme de servere sau utilizatori (IBM - 280.000 utilizatori, General Motors - 300.000 utilizatori, PriceWaterhouse Coopers - 120.000 utilizatori, ABB - 100.000 utilizatori etc.)

Gestiunea documentelor, replicare şi workflow
Serverele Notes/Domino oferă instrumentele cele mai avansate pentru gestiunea documentelor în interiorul organizaţiei precum şi în relaţiile cu partenerii de afaceri. Un document Notes este o combinaţie de câmpuri gen baze de date (texte, numerice, câmpuri cheie, date etc.) şi Rich Text. Un câmp de tip Rich Text oferă posibilitatea de introducere a oricărui tip de informaţie: texte formatate, tabele, date din alte tipuri de aplicaţii (de exemplu sisteme de baze de date relaţionale), formulare, prezentări grafice, imagini, sunete, secvenţe video etc.).

Această structură unică de câmpuri permite crearea de documente atât ca formulare standard cât şi complet nestructurate (precum într-un procesor de text) care sunt depozitate în baze de date Notes, cu toate avantajele ce decurg din această structură privind stocarea, gruparea, regăsirea, uşurinţa în actualizare, partajarea şi rapida difuzare a informaţiei.

Bazele de documente Notes pot fi distribuite şi sincronizate prin intermediul tehnologiei de replicare în interiorul unei organizaţii ce dispune de mai multe sedii. Pe scurt, această tehnologie presupune că o bază de documente are mai multe replici pe diverse servere Notes distribuite în organizaţie (de exemplu la sediul central şi mai multe filiale). Pe fiecare dintre aceste replici ale aceleiaşi baze se lucrează independent, dar în momentul în care serverele realizează replicarea ele sunt sincronizate automat.

La sfârşitul replicării toţi membrii organizaţiei au la dispoziţie aceleaşi informaţii, regulamente, ordine, sarcini, cu toate că acestea au fost introduse o singură dată la sediul central. Toate adăugirile, ştergerile sau modificările de documente sunt distribuite automat în toată organizaţia, iar sistemul poate avertiza de câte ori se produc modificări şi chiar eventual obliga angajaţii să citească noile versiuni ale documentelor importante pentru activitatea acestora. Replicarea poate fi rafinată astfel încât un nod al sistemului să primească doar informaţia relevantă pentru nodul respectiv.

Elemente de workflow pot fi folosite pentru a automatiza circulaţia documentelor. Se pot pre-defini activităţi astfel încât documentele complexe să fie modificate de membrii grupurilor de lucru, în conformitate cu atribuţiile acestora. În cadrul documentelor se pot defini secţiuni asupra cărora să aibă acces de citire sau scriere doar persoanele autorizate, semnături electronice etc. Circulaţia documentelor între utilizatori poate fi automatizată pe baza unor condiţii pre-definite sau ad-hoc.

Perfectă integrare în internet
Aceasta reprezintă unul dintre cele mai puternice puncte ale noilor versiuni Lotus Notes. În luna decembrie 1996, a fost lansată pe piaţă versiunea Lotus Notes/Domino 4.5 care reprezintă o combinaţie de tehnologii Notes şi internet/intranet. Începând cu această versiune accentul este pus pe tehnologii internet. Prin Domino, Notes a devenit un instrument de lucru în internet, mesageria sa având posibilitatea de a trimite şi primi mesaje internet şi dispunând de un browser încorporat în staţia Notes, care permite navigarea prin documente HTML.

Mai mult, serverul Notes a devenit primul server intranet dinamic de pe piaţă, pe baza tehnologiei Domino. Prin combinarea tehnologiilor Notes cu internet, versiunea 4.5 oferă posibilitatea construirii unui sistem informatic propriu, ce asigură în orice moment posibilitatea dechiderii unei porţi de acces sigure către internet, fără nici un fel de investiţii software suplimentare.
În semestrul 4 al anului 1997 a fost lansată versiunea Domino 4.6 care extinde integrarea tehnologiilor internet, permiţând programarea Java direct din Lotus Notes, integrează în clientul Notes un browser MS Internet Explorer, lucrează cu frame-uri Netscape etc.

Utilizând Notes/Domino împreună cu produsul Domino.Doc se pot construi aplicaţii de gestiune a documentelor care să utilizeze ca interfaţă utilizator atât staţii Lotus Notes cât şi browsere internet.

În acest mod, mediul de dezvoltare Notes, considerat drept cel mai avansat instrument pentru aplicaţii groupware, poate fi folosit cu succes pentru dezvoltarea unor sisteme intranet sau extranet. Structura de securitate Notes care permite controlul accesului de la nivelul sistemului până la nivel de câmp poate fi de asemenea translatată în intranet.

eDoc - o Notă românească pentru Lotus
Toate cele descrise mai sus sunt disponibile şi pentru utilizatorii români, prin intermediul produsului eDoc de la SoftNet, (detalii la www.softnet.ro) ajuns la versiunea 2.2, care se constituie într-un mediu de dezvoltare/ funcţionare pentru aplicaţii de management performant şi eficient al documentelor în cadrul oricărei organizaţii. Produs certificat de către Lotus Development Corp, eDoc include instrumente pentru implementarea rapidă a fluxurilor de documente şi pentru administrarea unor structuri organizaţionale complexe şi dinamice.

eDoc are o structură modulară şi beneficiază de un grad foarte ridicat de securitate, fiind dezvoltat pe platforma Lotus Notes/Domino şi având variante în limbile română şi engleză. Folosind eDoc, resursele umane necesare pentru administrarea sistemelor de management al documentelor sunt mult reduse şi este de menţionat că e vorba de o activitate de administrare/configurare şi nu una de programare.

Pe baza eDoc se pot dezvolta aplicaţii personalizate care să răspundă nevoilor specifice fiecărei organizaţii, asigurând creşterea substanţială a vitezei de circulaţie a documentelor şi dosarelor, în condiţiile unui număr foarte mare al acestora, posibilitatea de a şti în orice moment unde se află un dosar (la cine), în ce stare este, ce termene sunt stabilite şi ce documente au mai fost adăugate, evitarea pierderii dosarelor sau a documentelor din acestea, posibilitatea de a avea rapid la dispoziţie statistici şi situaţii privind dosarele rezolvate sau în lucru (după stare, tip, responsabili etc.), înregistrarea/indexarea în mod unic a documentelor şi dosarelor.

În pachetul eDoc, SoftNet oferă o gamă de aplicaţii realizate cu eDoc între care:

• "Registratură", care asigură urmărirea documentelor care intră şi/sau sunt create într-o organizaţie, permiţând fiecărui membru autorizat al organizaţiei să cunoască în orice moment unde se află un document şi care este starea acestuia.
  
• "CRM" (Customer Relationship Management) asigură managementul documentelor schimbate în relaţiile cu partenerii (cereri de ofertă, oferte transmise, comenzi, fax-uri etc.), oferind suportul pentru construirea unei relaţii durabile şi profitabile cu aceştia.
  
• "eQuality" permite managementul documentelor specifice implementării şi menţinerii unui sistem de asigurare a calităţii de tip ISO 9000.
  
• "Help Desk/Call Center" oferă posibilitatea rezolvării rapide a problemelor care sunt sesizate unui departament de intervenţii (departamente de service TI şi nu numai), problemele pe care le reclamă un utilizator fiind înregistrate în sistem şi direcţionate spre rezolvare persoanelor competente.
  
• "Achiziţii" permite urmărirea documentelor tip ,,Cereri de Achiziţii" din momentul iniţierii lor de către un solicitant până la achiziţionarea produselor respective.

Administrare în eDoc
Pentru rezolvarea acestor probleme de dezvoltare, de configurare şi de administrare a aplicaţiilor de managementul documentelor, eDoc propune o arhitectură de configurare structurată pe următoarele module:

• "eDoc Config" reprezintă ,,centrul nervos" al eDoc şi conţine atât structura organizatorică (alcătuită din locaţii, unităţi organizatorice şi posturi) cât şi logica aplicaţiilor de workflow, formată din definirea fluxurilor decizionale, a formularelor utilizate şi a stărilor prin care poate trece un document, precum şi unele variabilele/ parametri globali.
  
• "eDoc Setup" permite identificarea locaţiei unei baze de date, indiferent de instalare sau mediul curent de lucru, pe baza unui alias. De asemenea, eDoc Setup conţine informaţiile necesare pentru conectarea la alte surse de date, precum baze de date sau ERP.
  
• "eDoc Request" permite utilizatorului aplicaţiilor dezvoltate pe platforma eDoc crearea de documente Cereri de Înlocuire, ce presupun desemnarea pe o perioadă determinată pe postul/posturile pe care este titular sau înlocuitor, a unei persoane aleasă din Address Book-ul de organizaţie.
  
• "eDoc Log" permite ca pe parcursul ciclului de viaţă al fiecărui document, să se poată urmări intervenţiile utilizatorilor asupra fiecărui document. Pot fi astfel cunoscute momentele şi persoanele care au creat, consultat, editat, şters sau mutat un document într-o aplicaţie sau alta. În modulul eDoc Error se jurnalizează erorile care au apărut în exploatarea diverselor baze de date din aplicaţiile pentru care s-a definit jurnalizarea de erori. Este o bază de date care este destinată în special administratorilor de aplicaţii şi proiectanţilor acestora, pentru descoperirea şi înlăturarea eventualelor erori de proiectare.
  
• "eDoc Help" conţine informaţiile necesare pentru utilizarea, administrarea şi dezvoltarea care se fac folosind eDoc.
  
• "eDoc Archive" conţine parametrii pentru arhivare şi mecanismele de căutare a documentelor în arhive.
  
• "eDoc Tools" conţine instrumente pentru dezvoltarea unor aplicaţii peste eDoc, având funcţii predefinite în acest sens.
  SoftNet, care este primul Lotus Advanced Bussines Partner în România, asigură şi cursuri de pregătire pentru administrarea sistemelor Lotus Notes. Costul cursurilor este inclus în pachetul eDoc, durata lor fiind de 5-10 zile.

Cât despre costul total al soluţiei, acesta se situează la un nivel de 4-5 ori mai mic decât cel al sistemelor similare oferite de producători străini. Clienţii eDoc includ instituţii şi companii precum Linde AG (Munchen), Ministerul de Finanţe, Instituţia Avocatul Poporului, British American Tobacco, Turba Tub, Hofmann Autotech, Lafarge, Transelectrica.

De la analogic la digital
Cum spuneam la început, o mare parte din informaţiile cu care operează o companie se află, cel puţin pentru moment, pe suport de hârtie. Acest lucru nu poate fi evitat în totalitate, având în vedere şi prevederile legale referitoare la obligativitatea existenţei anumitor tipuri de documente în cadrul unei firme. Însă asta nu înseamnă că ele nu pot fi accesate, distribuite sau editate în interiorul sistemului informatic al unei companii.

Problema este rezolvată la nivel software, pe de-o parte, de companiile care dezvoltă aplicaţii Lotus Notes/Domino, iar pe de altă parte, la nivel hardware, transformarea documentelor pe hârtie în documente digitale este asigurată de Xerox, care are în acest sens un dublu parteneriat pe piaţa românească, atât cu SoftNet, cât şi cu Sobis.

Practic, documentele pot fi capturate de către orice echipament digital din gama Xerox Document Centre, cu o viteză de scanare de până la 65 pagini pe minut. Ele sunt apoi integrate cu tehnologia Cobra Image Router (CIRX) sau cu FlowPort, iar destinaţia lor poate fi un client de e-mail sau o aplicaţie de document managenent Lotus Notes/ Domino.Doc/ eDoc. Procesul se poate încheia, eventual, cu imprimarea sau transmisia pe fax a documentelor, la viteze între 20 şi 80 ppm.

În afară de echipamentele digitale multifuncţionale din gama Document Centre, Xerox propune şi o platformă software cu care, fără a folosi un calculator, utilizatorii pot face ca documentele pe hârtie să fie transmise către staţiile de lucru, în diferite procese electronice, către adrese de e-mail sau direct în aplicaţii de management al documentelor. Această aplicaţie se numeşte FlowPort şi foloseşte ca interfaţă între utilizator şi reţeaua de calculatoare ceea ce Xerox a denumit Xerox PaperWare
FlowPort asigură deci transformarea documentelor pe hârtie în format electronic, însă capabilităţile sale sunt cu mult mai extinse. Aplicaţia poate imprima documente electronice fără a avea acces la un calculator, poate scana şi ruta documentele electronice fără utilizarea unui calculator, le poate transmite prin fax sau poştă electronică şi permite semnături sau adnotări aduse documentelor.

Lotus Notes/Domino - platformă de dezvoltare
Deşi oferă nativ o multitudine de funcţionalităţi (mesagerie, agendă electronică, baze de date de discuţii sau biblioteci de documente), Lotus Notes este în primul rând o platformă de dezvoltare rapidă a unor aplicaţii personalizate după necesităţile fiecărei organizaţii în parte.

Pentru dezvoltarea unor astfel de aplicaţii, programul vă pune la dispoziţie mai multe posibilităţi: un număr de machete de baze de date deja dezvoltate şi livrate odată cu produsul (prin simpla adaptare a acestora se obţin aplicaţii de urmărire a clienţilor, a vânzărilor, baze de date de discuţii, biblioteci etc), o interfaţă grafică extrem de pietenoasă prin intermediul căreia se pot crea rapid formulare, liste de documente, câmpuri de diferite tipuri şi chiar un mare număr de acţiuni simple care se aleg din liste existente, un limbaj de funcţii şi comenzi moştenit de la versiunile anterioare (asemănător cu modul de lucru cu funcţii din Lotus 1-2-3 sau Microsoft Excel), un limbaj de programare orientat pe obiecte avansat (LotusScript care este un superset Visual Basic), programare JavaScript integrată direct în interfaţa de dezvoltare a Lotus Notes, dezvoltare de applet-uri şi servlet-uri Java direct în Lotus Notes/Domino începând cu versiunea Domino 4.6. În plus faţă de posibilităţile de programare native există posibilitatea de a scrie programe în alte limbaje precum C, C++, Visual Basic, Java, ActiveX etc. şi a le integra aplicaţiilor Notes.

Una dintre principalele preocupări a fost integrarea Notes cu bazele de date relaţionale. Pentru aceasta, atât limbajul de formule cât şi LotusScript sunt deschise către standardele ODBC şi JDBC fiind posibilă scrierea de programe întregi SQL, care să fie combinate cu instrucţiunile Notes pentru a obţine o integrare totală a sistemului dumneavoastră informatic.

Pe lângă interfaţa standard ODBC există o serie de module dezvoltate de Lotus sau alţi producători pentru perfecta integrare a Notes-ului cu alte produse. Dintre acestea amintim o interfaţă Notes/Oracle şi una Notes/SAP R3.

La versiunea Lotus Notes/Domino R5 se poate lucra direct cu obiecte COM, publicate de Domino sau de alţi furnizori.

Securitate fără egal
eDoc este construit pe platforma Lotus Domino/Notes, beneficiind de inegalabila infrastructură de securitate oferită de aceasta. Lotus se poate lăuda cu faptul că până în prezent nici un sistem pe care este instalat Notes/Domino nu a fost "spart" de vreun hacker.

Este utilizată o schemă clasică de criptare tip parolă publică/parolă privată pentru a realiza funcţii de autentificare, control al accesului, păstrarea confidenţialităţii, semnături electronice, criptare şi verificarea sursei.

Trebuie specificat că fiecare utilizator al unui sistem Notes dispune de un fişier de identificare (Notes User ID). Acest User ID poate fi privit ca o adevărată cheie software pentru intrarea în sistem şi identificarea de către acesta. Atunci când vă aşezaţi în faţa unei staţii de lucru trebuie să aveţi la dispoziţie pe dischetă sau discul hard fişierul dumneavostră de identificare. Chiar dacă o persoană neautorizată obţine acest fişier tot va avea nevoie de numele dumneavostră de utilizator şi de o parolă pentru a putea să vi se substituie. Utilizarea ID-ului pentru intrarea în sistem reprezintă primul nivel de securitate. Odată pătruns într-un sistem Notes se constată că accesul la servere, baze de date, formulare, documente şi chiar la câmpurile unui document poate fi controlat pe baza listelor de control a accesului (Access Control Lists - ACL) şi a drepturilor pe care le primesc utilizatorii de la administrator.

Atributele de acces sunt structurate pe şapte niveluri:
"No Access" - Nu poate accesa obiectele.
"Depositor" - Poate adăuga obiecte dar nu poate vizualiza obiectele existente.
"Reader - Depositor +" - Poate vizualiza conţinutul obiectelor.
"Author - Reader +" - Poate crea obiecte Notes şi modifica obiectele create de el.
"Editor - Author +" - Poate modifica obiectele Notes create de alţi utilizatori.
"Designer - Editor +" - Poate modifica structura bazelor de date.
"Manager - Designer +" - Poate modifica drepturile de acces.
Serverul Domino extinde aceaste nivele de securitate la utilizatori care folosesc un browser internet pentru acces şi oferă metode specifice de securitate pe internet, cum ar fi integrarea mecanismelor oferite de SSL 3.0, HTTPS şi alte standarde.

PIRS - Project Information Retrieval System
O altă aplicaţie bazată pe platforma Lotus Notes/Domino este creaţia producătorului sibian de software Sobis (www.sobis.ro), al cărui PIRS (Project Information Retrieval System) este în acelaşi timp o bază de date centrală pentru proiecte (ale echipei, organizaţiei, departamentului), un instrument de management al activităţilor, o platformă de comunicare pentru toate tipurile de corespondenţă (e-mail, fax, scrisori etc.), un instrument pentru arhivarea şi evidenţa documentelor, dar şi un instrument de analiză care facilitează luarea deciziilor.

PIRS oferă mecanisme pentru preluarea/arhivarea documentelor legate de proiect (corespondenţă, rapoarte, desene şi documente de însoţire), structurarea pe fişiere, numerotarea automată, referinţe încrucişate, căutare/regăsire prin selecţie sortare şi "full text search", urmărirea sarcinilor la zi, până la îndeplinire, prin "Lista de activităţi curente". În plus, permite consultarea/actualizarea de la distanţă a bazei de date a proiectului prin internet.

Ca orice produs bazat pe Lotus Notes/Domino, PIRS permite integrarea/colaborarea cu alte aplicaţii prin OLE2 (cu MS OFFICE, SmartSuite, AutoCAD etc.) şi access la baze de date ale organizaţiei prin import, ODBC.

Sistemul are o interfaţă prietenoasă ce asigură o vizualizare flexibilă, după multiple criterii, ce oferă perspective diferite asupra infomaţiei, înlesnind luarea deciziilor.

PIRS este utilizat în prezent în peste 400 de proiecte în întreaga lume, ca soluţie pentru concerne, firme şi departamente.

CINOR - FileNET
Oferta în materie de administrare a documentelor disponibilă pe piaţa românească este completată de pachetul integrat de programe PANAGON al firmei americane FileNET, distribuit în România de CINOR (www.cinor.ro).

Modelul adoptat de PANAGON este cel al managementului integrat al documentelor (Integrated Document management - IDM), care integrează tipuri de documente disparate într-o soluţie software care face informaţia accesibilă oriunde în cadrul companiei.
Această integrare permite vizualizarea şi prelucrarea a peste 200 de tipuri de fişiere, fără a fi nevoie de aplicaţiile corespunzătoare acestora. Pachetul PANAGON IDM face posibilă captarea documentelor, de cele mai multe ori prin scanare, dar şi indexarea, în scopul regăsirii lor mult mai rapid. Indexarea documentelor se face sub o platformă Oracle sau MS SQL Server.

PANAGON este adaptat platformei Windows, putând astfel conlucra cu un număr foarte mare de aplicaţii ce rulează sub acest sistem de operare şi beneficiind de o interfaţă integrată cu Windows Explorer, Microsoft Office, Lotus Notes, SAP.
Pachetul PANAGON este constituit din următoarele componente:

• "PANAGON IDM Desktop" este un software pentru accesarea documentelor şi interogarea bazelor de date, accesarea putându-se realiza chiar din Windows Explorer sau din mediul internet. Nu mai este nevoie ca cineva să-şi amintească pe ce server se găseşte informaţia sau cu ce aplicaţie se accesează.
• "PANAGON Visual Workflo" automatizează procesele, oferind o soluţie pentru îmbunătăţirea fluxului de lucru şi a proceselor dintr-o întreprindere. Folosind aplicaţiile standard Visual Workflo se poate anticipa unde apar aglomerări în fluxul de lucru, fiind posibile stabilirea unor priorităţi şi rezolvarea excepţiilor.
  
• "PANAGON Report Manager" creează şi distribuie rapoarte, reducând semnificativ costurile cu tipărirea documentelor, distribuirea realizându-se pe suporturi optice sau magnetice. Report Manager elimină necesitatea listării şi distribuirii rapoartelor sau a fişelor generate de computer prin posibilitatea consultării lor electronic.
  
• "PANAGON Capture" asigură captarea, indexarea şi înregistrarea oricăror tipuri de documente (scanate, faxuri, tabele, documente html, mostre audio şi video etc.).
  
• "PANAGON IDM Services" este soluţia integrată pentru managementul documentelor în reţea pentru firme mijlocii şi mari, combinând puterea de prelucrare a unui volum imens de date cu flexibilitatea gestionării documentelor sub o securitate totală, accesul la informaţii putând fi restricţionat. Utilizatorul poate accesa întreg documentul, doar o parte a sa, toate adnotările, doar anumite adnotări, sau nu poate avea acces la informaţii.

Flux Document (poza)
Concepută de firma Akela Informatique (www.akela.ro) pentru a eficientiza sistemul intern de circulaţie a documentelor, Flux Document este soluţia ideală pentru gestionarea efectivă a fluxului intern de documente al unei societăţi.

Este o aplicaţie de tip intranet ce optimizează transferul de documente şi gestionarea acestora într-un cadru organizat. Aplicaţia permite interconectarea mai multor unităţi operaţionale şi accesul securizat la distanţă către fluxul de documente.

Structurată pe două module, modulul client şi modulul administrare, aplicaţia conţine o multitudine de funcţionalităţi precum şi parametrarea accesului la acestea.

Modulul client permite consultarea documentelor pentru editare/validare, transmiterea documentelor corespunzător cu profilul utilizatorului, arhivarea documentelor şi consultarea arhivei. De asemenea, acest modul face posibilă alertarea utilizatorului în momentul sosirii unui document nou.

Modulul administrare permite o eficientă gestiune a utilizatorilor făcând posibile parametrarea profilului şi gestiunea grupului de utilizatori. În plus, modulul oferă posibilitatea definirii tipurilor de documente, a structurii organizaţionale şi opţiuni multi - limbă.

Aplicaţia poate fi adaptată la orice structură organizaţională şi parametrată în funcţie de profilul şi nevoile clientului.

Preţul unei licenţe este de 1500$ (fără TVA), aici fiind incluse instalarea, implementarea şi instruirea utilizatorilor, o licenţă permiţând un număr nelimitat de utilizatori.

Configuraţia necesară pentru instalarea şi funcţionarea optimă a aplicaţiei implică un server Windows 2000 sau NT, MS IIS 4.0 sau 5.0 şi un server de baze de date MS SQL Server 7.0 sau 2000.